Von der Büroklammer bis zum MRI-Gerät

Ohne sie gäbe es weder Betten in den Zimmern noch Sonden für die Patientinnen und Patienten. Weder Zucker für den Kaffee noch Kugelschreiber im Büro. Die Mitarbeitenden der Abteilung Einkauf und Beschaffung kümmern sich um fast alle eingekaufte Ware, von der Spritze bis zum Scanner. Ein Bereich, in dem medizinische Kenntnisse und Verhandlungsgeschick Hand in Hand gehen. 

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Zwei Mitarbeiter vor einem Bildschirm

Die besten Konditionen aushandeln und die Produkte möglichst vereinheitlichen, aber gleichzeitig die verschiedenen medizinischen Praktiken respektieren: Unmöglich, sagen Sie? Nicht für die Abteilung Einkauf und Beschaffung. Sie ist in vier Bereiche gegliedert und kümmert sich als zentrale Stelle um fast alle Einkäufe des HFR sowie um die Lagerverwaltung aller Spitalstandorte. Vorstellungsrunde. 

Abteilung Einkauf

Sie verhandelt die Einkaufskonditionen und kümmert sich um das Sortiment an medizinischen Verbrauchsgütern sowie an Hauswirtschafts- und Gastronomieprodukten. 2018 hat sie in Zusammenarbeit mit den Pflegestationen die Ausgabe von Krücken an Patientinnen und Patienten vereinheitlicht. Die Abteilung hat aber aufgrund von Rechts- oder Gesetzesänderungen auch gewisse Zwänge erfahren: «Zum Beispiel hat die Rückverfolgbarkeit, die im neuen Lebensmittelgesetz festgehalten ist, direkte Auswirkungen auf unsere Gastronomieeinkäufe und deren Kosten», erläutert Kévin Beguerie, Abteilungsleiter. 

Medizintechnische Abteilung

Sie kümmert sich um die medizintechnische Ausstattung – dazu gehören auch die Installationsprojekte solcher Ausstattung, deren Unterhalt und die Materiovigilance. «Unser Beruf erfährt eine immer stärkere Digitalisierung», betont Kévin Beguerie. Und zitiert namentlich die Mitwirkung der Abteilung am Projekt der Einführung von 3-D-Navigation für die orthopädische Chirurgie im Operationstrakt. Diese Einführungsschritte sind Aufgaben, bei denen die Zusammenarbeit eine wichtige Rolle spielt, und so werden sie in Einklang mit den betroffenen Ärztinnen und Ärzten sowie Pflegefachpersonen umgesetzt. 

"Wir müssen das passendste Produkt finden, dabei den Patienten sowie die Bedürfnisse der Ärzteschaft und des Pflegepersonals berücksichtigen und gleichzeitig die Kosten optimieren"

Zudem arbeitet das HFR seit letztem Herbst mit der Centrale d’achats et d’ingénierie biomédicale (Zentrale für Einkauf und Medizintechnik, kurz CAIB) zusammen, die für die Spitäler in der Romandie eine gemeinsame Einkaufspolitik umsetzt. «Man kann Offertanfragen für grössere Volumen ausstellen und somit bessere Konditionen aushandeln», stellt der Abteilungsleiter fest. Diese neue Zusammenarbeit bringt dem HFR einen wirklichen Mehrwert, wobei das HFR die Kontakte zu den direkten Zulieferern aufrechterhält. 

Zentrallager und Transporte

Die Logistiker des Zentrallagers kümmern sich um Bestellungen, nehmen Sendungen entgegen und verteilen sie auf die Pflegeabteilungen, während der Transportdienst die Mahlzeiten oder sperrige Pakete innerhalb eines Standorts oder zwischen den Standorten ausliefert und für die Abfallentsorgung sowie den Transport von Arzneimitteln oder dreckiger Wäsche zuständig ist. 

Einkaufskommission 

Eine Arbeit, für die es einen langen Atem braucht und die nur in Zusammenarbeit mit der Ärzteschaft möglich ist. «Wir müssen das passendste Produkt finden, dabei den Patienten sowie die Bedürfnisse der Ärzteschaft und des Pflegepersonals berücksichtigen und gleichzeitig die Kosten optimieren», zählt Kévin Beguerie auf. Und so wurde gemäss dem Credo «Lasst den Worten Taten folgen» eine Einkaufskommission geschaffen. «Diese Zusammenarbeit zwischen dem Einkauf und der Ärzteschaft und Pflege macht es möglich, die Qualität zu steigern, die Produktverzeichnisse zu vereinheitlichen, den Preis zu senken und Streitfälle zu behandeln.» Dieses Vorgehen ist Ausdruck des Willens, die Abteilung effizienter zu gestalten, was auch der Richtung entspricht, in die sich die Abteilung derzeit entwickelt. 

 

In Zahlen
  • Rund 40 Vollzeitäquivalente verteilt auf die Teams
  • 27'000 Verbrauchsgüter
  • 25'000 Bestellungen, die letztes Jahr im Zentrallager bearbeitet wurden
  • Preisspannbreite von weniger las einem Rappe für den Einkauf einer Büroklammer bis über zwei Millionen Franken für ein MRI-Gerät
  • 450 Zulieferer
  • 2,6 Millionen Franken Einsparungen, welche die Einkäuferinnen und Einkäufer letztes Jahr erzielt haben
  • 53 Millionen Franken Ausgaben 2018 (Einkauf, Medizintechnik und Unterhalt)
  • 13'000 im Verzeichnis erfasste medizintechnische Güter (von der Spritzenpumpe bis zum MRI-Gerät)